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Telefon-Agent: Kein Anruf geht mehr verloren

Wenn alle beim Kunden, in der Werkstatt oder im Gespräch sind, klingelt das Telefon ins Leere. Der Telefon-Agent nimmt ab, spricht natürlich mit dem Anrufer, beantwortet Standardfragen, vergibt Termine und schreibt Ihnen eine saubere Gesprächsnotiz. Was er nicht klären kann, landet als Rückrufbitte bei Ihrem Team.

Kostenloses Erstgespräch
  • 24/7 geht ran
  • Notiz nach jedem Gespräch
  • Rückruf wenn ein Mensch nötig ist
Anruf · Heizung und Sanitär Muster beendet
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Anruferin Guten Tag, Weber hier. Unsere Heizung ist seit heute Morgen kalt.

KI-Telefonassistent Das tut mir leid, Frau Weber. Läuft bei Ihnen noch warmes Wasser?

Anruferin Nein, das ist auch kalt.

KI-Telefonassistent Dann kommt morgen um 8 Uhr ein Techniker zu Ihnen in die Gartenstraße. Passt das?

Anruferin Ja, sehr gut.

KI-Telefonassistent Ist eingetragen. Sie bekommen gleich eine SMS mit der Bestätigung.

Gesprächsnotiz
Anruferin
E. Weber, Bestandskundin
Anliegen
Heizung und Warmwasser ausgefallen
Termin
Morgen, 8:00 Uhr, Techniker
Dringlichkeit
hoch
01/ so funktioniert es

Was während eines Anrufs passiert

  1. 01

    Das Telefon klingelt

    Der Agent geht ran, sofort oder wenn nach ein paar Klingeltönen niemand abnimmt. Er meldet sich mit Ihrem Firmennamen und sagt, dass er ein KI-Assistent ist.

  2. 02

    Er versteht, worum es geht

    Der Agent erkennt das Anliegen, stellt die passenden Rückfragen und merkt, wenn es dringend ist. Er versteht auch Dialekt und lässt den Anrufer ausreden.

  3. 03

    Er schaut nach, während er spricht

    Kundendaten und Adresse kommen aus Ihrem CRM, freie Zeiten aus dem Einsatzkalender, Preise und Regeln aus Ihrer Wissensbasis.

  4. 04

    Er vereinbart den Termin

    Der Termin steht im Kalender, der Anrufer bekommt eine Bestätigung per SMS oder E-Mail, und Ihr Team findet eine Gesprächsnotiz mit allen Angaben vor.

  5. 05

    Er weiß, wann ein Mensch ran muss

    Bei Notfällen, Beschwerden oder wenn der Anrufer ausdrücklich einen Menschen sprechen will, leitet der Agent weiter oder legt eine Rückrufbitte mit Zusammenfassung an.

02/ einsatz

Wofür Betriebe den Telefon-Agenten nutzen

Terminvergabe

Termine anbieten, eintragen, verschieben oder absagen, direkt im Kalender Ihres Betriebs.

Anrufe nach Feierabend

Abends und am Wochenende nimmt der Agent Anfragen auf, statt dass der Anrufer auf dem Anrufbeantworter landet.

Häufige Fragen

Öffnungszeiten, Preise, Anfahrt, Auftragsstatus: beantwortet aus Ihren eigenen Angaben.

Überlauf bei Hochbetrieb

Wenn alle Leitungen belegt sind, übernimmt der Agent, statt dass Anrufer in der Warteschleife hängen.

Anfragen aufnehmen

Für Angebote erfragt der Agent die nötigen Angaben und legt eine vollständige Anfrage für Ihr Team an.

Notfälle erkennen

Dringende Fälle erkennt der Agent und stellt sie sofort zum Bereitschaftsdienst durch.

03/ vorteile

Was Sie davon haben

04/ hintergrund

Klingt wie ein Mensch, sagt aber, was er ist

Die Stimme ist natürlich und ruhig, der Agent lässt den Anrufer ausreden und fragt nach, wenn er etwas nicht verstanden hat. Gleich zu Beginn sagt er, dass er ein KI-Assistent ist. Wer lieber mit einem Menschen sprechen möchte, wird verbunden oder zurückgerufen.

Datenschutz

Ob Gespräche aufgezeichnet werden, was in der Notiz steht und wo die Daten verarbeitet werden, legen wir vorher fest, auf Wunsch bei europäischen Anbietern. Hinweise für Anrufer und Datenschutzerklärung gehen wir gemeinsam durch.

05/ ablauf

In vier Schritten zum eigenen Telefon-Agenten

  1. Erstgespräch

    Kostenlos, vor Ort oder per Video. Wir schauen, welche Anrufe bei Ihnen eingehen und welche verloren gehen.

  2. Einrichtung

    Begrüßung, Stimme, Wissen und Kalender werden eingerichtet. Wir legen fest, wann der Agent weiterverbindet.

  3. Testphase

    Ihr Team ruft selbst an und testet echte Fälle. Formulierungen und Regeln werden nachgeschärft.

  4. Start und Betreuung

    Der Agent geht an Ihre Nummer. Ich höre die ersten Wochen mit und passe an, wenn etwas fehlt.

06/ fragen

Häufige Fragen zum Telefon-Agenten

Brauche ich eine neue Telefonnummer?

Nein. Anrufe auf Ihre bestehende Nummer werden zum Agenten umgeleitet, zum Beispiel immer, nach Feierabend oder wenn niemand abnimmt.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja, der Agent sagt es zu Beginn. Die Gespräche laufen trotzdem natürlich, und auf Wunsch übernimmt ein Mensch.

Was passiert bei einem Notfall?

Der Agent erkennt dringende Fälle und verbindet sofort mit dem Bereitschaftsdienst oder der zuständigen Person.

Welche Sprachen spricht der Agent?

Deutsch und Englisch sind Standard, weitere Sprachen sind möglich. Der Agent antwortet in der Sprache des Anrufers.

Was kostet ein Telefon-Agent?

Das hängt vom Umfang, den Anbindungen und der Zahl der Gesprächsminuten ab. Das Erstgespräch ist kostenlos, danach bekommen Sie eine Einschätzung mit festem Rahmen.