Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen: Jeden Tag kommen Dokumente an, deren Inhalt jemand von Hand ins System überträgt. Der Dokumenten-Agent liest sie aus, ob PDF, Scan oder Handyfoto, prüft sie gegen Ihre Bestellungen und legt den Beleg in Warenwirtschaft oder Buchhaltung an. Was nicht passt, landet mit einer kurzen Begründung bei Ihrem Team.
Kostenloses ErstgesprächPasst zu Bestellung 24-1187, Positionen und Preise stimmen.
Beleg vorerfasst, wartet auf Freigabe
Als E-Mail-Anhang, aus dem Scanner oder als Foto vom Handy. Der Agent nimmt es aus dem Postfach oder einem Ordner, den Sie festlegen.
Rechnung, Lieferschein oder Auftragsbestätigung: Der Agent erkennt die Art des Dokuments und liest Lieferant, Nummern, Beträge und Positionen aus, auch von schiefen Scans.
Gibt es die Bestellung? Stimmen Mengen und Preise? Ist die Ware angekommen? Der Agent gleicht das Dokument mit Ihrer Warenwirtschaft und Ihren Stammdaten ab.
Passt alles, legt der Agent den Beleg in Ihrem System an, vorerfasst zur Freigabe oder, wenn Sie es so festlegen, direkt. Das Original hängt am Beleg.
Fehlt die Bestellnummer oder liegt der Betrag über dem Angebot, bucht der Agent nichts. Er markiert das Dokument und schreibt dazu, was nicht passt.
Rechnungen werden ausgelesen, gegen Bestellung und Wareneingang geprüft und zur Freigabe vorerfasst.
Gelieferte Mengen werden mit der Bestellung verglichen, Fehlmengen fallen sofort auf.
Liefertermine und Preise der Lieferanten werden mit Ihrer Bestellung abgeglichen, Abweichungen gemeldet.
Bestellungen, die als PDF oder E-Mail kommen, werden als Auftrag in Ihrem System angelegt.
Mehrere Angebote werden ausgelesen und Position für Position nebeneinandergestellt.
Auch ausgefüllte Formulare und handschriftliche Vermerke auf Scans werden gelesen und übertragen.
Am Anfang legt der Agent jeden Beleg nur vor, Ihr Team gibt frei. Erst wenn eine Dokumentart zuverlässig läuft, darf der Agent sie selbst anlegen. Diese Grenze legen Sie fest.
Ich entwickle seit 27 Jahren Unternehmenssoftware und weiß, wie Daten richtig ins System kommen: über die regulären Schnittstellen, mit den Prüfungen und Berechtigungen, die dort ohnehin gelten. Jede Buchung ist nachvollziehbar.
Welche Dokumente der Agent lesen darf und wo das KI-Modell läuft, legen wir vorher fest, auf Wunsch bei einem europäischen Anbieter oder auf Ihrem eigenen Server.
Kostenlos, vor Ort oder per Video. Wir schauen uns an, welche Dokumente bei Ihnen am meisten Handarbeit machen.
Eingang (Postfach oder Ordner), Warenwirtschaft und Prüfregeln werden angebunden, die Dokumentarten festgelegt.
Der Agent legt nur Vorschläge an. Ihr Team prüft, und wir schärfen die Regeln nach.
Passende Dokumente laufen durch, Ausnahmen gehen an Ihr Team. Ich betreue die ersten Wochen mit.
Das Büro begutachtet Gebäudeschäden für Versicherungen. Die Web-App führt durch die ganze Schadenakte, vom Auftrag bis zum fertigen Gutachten. Die KI liest Auftrags-PDFs aus, wertet Handwerkerangebote samt handschriftlicher Korrekturvermerke auf Scans aus und macht aus diktierten Notizen saubere Texte. Läuft im Browser und als App auf Tablet und Handy.
PDFs, Scans und Fotos, auch mehrseitig. Typisch sind Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und Formulare.
Gut lesbare Handschrift ja, etwa Vermerke auf Lieferscheinen oder Korrekturen auf Angeboten. Was er nicht sicher erkennt, markiert er zur Prüfung.
Der Agent bucht nur, was zu Ihren Daten passt. Unsichere Felder und Abweichungen gehen mit Begründung an Ihr Team, bevor etwas im System landet.
Mit den meisten Warenwirtschafts-, ERP- und Buchhaltungssystemen, zum Beispiel SAP. Voraussetzung ist eine Schnittstelle, das klären wir im Erstgespräch.
Das hängt von den Dokumentarten und den Anbindungen ab. Das Erstgespräch ist kostenlos, danach bekommen Sie eine Einschätzung mit festem Rahmen.
KI-Antworten können Fehler enthalten.
