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E-Mail-Agent: Das Postfach sortiert und beantwortet sich fast von selbst

Lieferstatus, Rechnungskopien, Reklamationen, Angebotsanfragen: Ein großer Teil der E-Mails an Ihr Team ist Routine. Der E-Mail-Agent liest jede Nachricht, ordnet sie ein, holt die Antwort aus Ihren Systemen und legt einen fertigen Entwurf bereit. Ihr Team prüft und schickt ab, Routinefälle auf Wunsch auch automatisch.

Kostenloses Erstgespräch
  • Entwurf in Sekunden
  • ERP & CRM und weitere Systeme angebunden
  • Freigabe durch Ihr Team
  • M. BeckerWann kommt Bestellung 24-1187? Lieferstatus
  • S. WagnerReklamation: Pumpe defekt Reklamation
  • Einkauf Bauprojekt NordAngebot Lüftungsanlage Angebot
  • BuchhaltungRechnungskopie RE-2026-0412 Rechnung
  • MessebüroEinladung Fachmesse Info
Wann kommt Bestellung 24-1187?M. Becker

Guten Tag, wann kommt unsere Bestellung 24‑1187? Wir brauchen die Ware spätestens am Freitag auf der Baustelle. Viele Grüße, M. Becker

KI-Entwurf

Guten Tag Herr Becker, Ihre Bestellung 24‑1187 ist heute verschickt worden und kommt laut Spedition am Donnerstag bei Ihnen an. Die Sendungsnummer finden Sie im Anhang. Viele Grüße, Ihr Kundenservice

01/ so funktioniert es

Was mit jeder E-Mail passiert

  1. 01

    Die E-Mail kommt an

    Der Agent liest Ihr Postfach mit, ob Microsoft 365, Gmail oder ein anderer Anbieter. Anhänge wie PDFs, Lieferscheine oder Fotos liest er gleich mit.

  2. 02

    Er erkennt Anliegen und Dringlichkeit

    Lieferstatus, Reklamation, Angebot oder Rechnung: Der Agent ordnet jede E-Mail ein, erkennt Bestell- und Kundennummern und merkt, wenn etwas eilt.

  3. 03

    Er holt die Antwort aus Ihren Systemen

    Bestellstatus und Kundendaten aus Ihrer Warenwirtschaft, Sendungsdaten vom Versand, Regeln und Textbausteine aus Ihrer Wissensbasis. Geantwortet wird mit echten Daten, nicht mit Vermutungen.

  4. 04

    Der Entwurf liegt bereit

    Die Antwort steht fertig im Postfach, in Ihrem Ton und in der Sprache des Kunden. Ihr Team gibt sie mit einem Klick frei. Routinefälle, die Sie freigeben, verschickt der Agent später selbst.

  5. 05

    Heikles geht an die richtige Person

    Reklamationen, Kündigungen oder alles, was der Agent nicht sicher beantworten kann, leitet er mit einer kurzen Zusammenfassung an die zuständige Person weiter.

02/ einsatz

Wofür der E-Mail-Agent eingesetzt wird

Postfach sortieren

Jede E-Mail bekommt ein Etikett und landet bei der richtigen Person oder im richtigen Ordner.

Antwortentwürfe

Für Standardfragen liegt sofort ein fertiger Entwurf bereit, Ihr Team prüft und schickt ab.

Bestell- und Lieferstatus

Fragen nach Bestellung, Lieferung oder Rückstand beantwortet der Agent direkt mit Daten aus Ihrer Warenwirtschaft.

Reklamationen aufnehmen

Der Agent fragt fehlende Angaben und Fotos nach und legt eine vollständige Reklamation an.

Rechnungen und Belege

Eingangsrechnungen und Lieferscheine werden erkannt, ausgelesen und an die Buchhaltung oder Ihr ERP übergeben.

Angebotsanfragen

Anfragen werden mit allen Angaben aufbereitet, damit Ihr Vertrieb das Angebot schneller schreibt.

03/ vorteile

Was Sie davon haben

04/ hintergrund

Erst Entwurf, dann Automatik

Am Anfang gibt Ihr Team jede Antwort frei. So sehen Sie, wie gut der Agent arbeitet. Erst wenn ein Fall zuverlässig läuft, darf der Agent ihn selbst beantworten. Diese Grenze legen Sie fest und können sie jederzeit ändern.

Datenschutz

Welche E-Mails der Agent lesen darf, welche Daten an das KI-Modell gehen und wo es läuft, legen wir vorher fest, auf Wunsch bei einem europäischen Anbieter oder auf Ihrem eigenen Server.

05/ ablauf

In vier Schritten zum eigenen E-Mail-Agenten

  1. Erstgespräch

    Kostenlos, vor Ort oder per Video. Wir schauen, welche E-Mails bei Ihnen am meisten Zeit kosten.

  2. Einrichtung

    Postfach, Warenwirtschaft und Ihre Textbausteine werden angebunden, die Etiketten festgelegt.

  3. Testphase

    Der Agent schreibt nur Entwürfe. Ihr Team prüft, und wir schärfen Ton und Regeln nach.

  4. Start und Betreuung

    Routinefälle laufen automatisch, der Rest als Entwurf. Ich betreue die ersten Wochen mit.

06/ fragen

Häufige Fragen zum E-Mail-Agenten

Mit welchen Postfächern funktioniert das?

Mit Microsoft 365 und Outlook, Gmail und den meisten anderen Anbietern. Auch Sammelpostfächer wie info@ oder service@ sind möglich.

Muss jede Antwort freigegeben werden?

Das entscheiden Sie. Üblich ist: am Anfang alle, später nur noch die Fälle, die Sie festlegen.

Mit welchen Systemen arbeitet der Agent?

Mit den meisten Warenwirtschafts-, ERP-, CRM- und Ticketsystemen, zum Beispiel SAP. Voraussetzung ist eine Schnittstelle, das klären wir im Erstgespräch.

Was passiert mit Anhängen?

PDFs, Lieferscheine und Fotos werden ausgelesen. Rechnungen können direkt an die Buchhaltung oder in Ihr ERP gehen.

Was kostet ein E-Mail-Agent?

Das hängt vom Umfang und von den Anbindungen ab. Das Erstgespräch ist kostenlos, danach bekommen Sie eine Einschätzung mit festem Rahmen.